Rechtbank Den Haag, 27-02-2015, ECLI:NL:RBDHA:2015:2063, C-09-479796 KG ZA 14-1565
Rechtbank Den Haag, 27-02-2015, ECLI:NL:RBDHA:2015:2063, C-09-479796 KG ZA 14-1565
Gegevens
- Instantie
- Rechtbank Den Haag
- Datum uitspraak
- 27 februari 2015
- Datum publicatie
- 27 februari 2015
- ECLI
- ECLI:NL:RBDHA:2015:2063
- Zaaknummer
- C-09-479796 KG ZA 14-1565
Inhoudsindicatie
Ricoh verliest kort geding over aanbesteding politie van printers en kopieerapparaten
De Nationale Politie hoeft een Europese aanbesteding voor printers en kopieerapparaten niet aan het bedrijf Ricoh te gunnen in plaats van aan Canon. Ook hoeft de politie niet de hele aanbesteding over te doen. Ricoh had dit gevraagd aan de kortgedingrechter in Den Haag in een zaak tegen de politie. De rechter wijst dit af, omdat Ricoh niet heeft aangetoond dat bij de beoordeling van de offertes door de politie fouten zijn gemaakt of dat de procedure onvoldoende transparant was.
Verloop van de gunning volgens Ricoh
Ricoh stelde dat de politie in de beoordeling van haar inschrijving een te laag aantal punten heeft gegeven ten opzichte van Canon. Kiezen voor Ricoh zou meer voordelen bieden dan de politie heeft onderkend, zo meent het bedrijf. Daarnaast zou de beoordeling ondoorzichtig zijn geweest, omdat individuele beoordelaars tijdens de gunningsprocedure elkaar beïnvloed hebben tijdens een gezamenlijke vergadering. Dat is de verklaring die Ricoh geeft voor een te lage beoordeling van haar voorstel.
Oordeel van de kortgedingrechter
De kortgedingrechter kan niet beoordelen of in de systematiek van de politie het juiste aantal punten aan de inschrijvers is toegekend. Hiervoor is kennis nodig van alle inschrijvingen, waaronder die van Canon. Nu dit niet het geval is, kan de rechter niet anders dan deze vordering van Ricoh afwijzen.
Ricoh heeft verder onvoldoende aangetoond dat de beoordelingscommissie de gunningsystematiek onjuist heeft toegepast. Van een herbeoordeling van de inschrijvingen kan daarom geen sprake zijn, zo oordeelt de kortgedingrechter. Daarnaast heeft Ricoh nagelaten om in een eerder stadium bezwaren te uiten tegen de vermeende onvoldoende transparante procedure. Door dat na te laten, verliest dat argument van het bedrijf haar kracht. De slotsom is daarom dat de verzoeken van Ricoh door de rechter worden afgewezen.
Uitspraak
Team Handel - voorzieningenrechter
zaak- / rolnummer: C/09/479796 / KG ZA 14-1565
Vonnis in kort geding van 27 februari 2015
in de zaak van
de besloten vennootschap Ricoh Nederland B.V.,
gevestigd te ‘s-Hertogenbosch,
eiseres,
advocaat mr. R.S. Damsma te Amsterdam,
tegen:
de publiekrechtelijke rechtspersoon Politie (de Nationale Politie),
zetelend te Den Haag,
gedaagde,
advocaat mr. I.J. van den Berge,
waarin is tussengekomen:
de naamloze vennootschap Canon Nederland N.V.,
gevestigd te Amsterdam,
advocaat mr. J.W. Fanoy te Den Haag.
Partijen worden hierna respectievelijk aangeduid als ‘Ricoh’, ‘NP’ en ‘Canon’.
1 Het incident tot tussenkomst, subsidiair voeging
Canon heeft primair gevorderd te mogen tussenkomen in de procedure tussen Ricoh en NP en subsidiair om zich in deze procedure te mogen voegen aan de zijde van NP. Ter zitting van 13 februari 2015 hebben Ricoh en NP desgevraagd kenbaar gemaakt geen bezwaar te hebben tegen toewijzing van de primaire vordering in het incident. Canon is vervolgens toegelaten als tussenkomende partij, nu zij aannemelijk heeft gemaakt dat zij bij tussenkomst belang heeft. Voorts is niet gebleken dat de tussenkomst in de weg staat aan de vereiste spoed bij dit kort geding en aan de goede procesorde in het algemeen.
2 De feiten
Op grond van de stukken en het verhandelde ter zitting van 13 februari 2015 wordt in dit geding van het volgende uitgegaan.
Op 23 september 2014 heeft NP als aanbestedende dienst een Uitnodiging tot Inschrijving (hierna: de Uti) doen uitgaan ter zake de Europese aanbesteding afdrukfaciliteiten 2014 (MFP’s/Netwerkprinters/Reproductieapparatuur) met als doel het sluiten van één Raamovereenkomst met één leverancier voor het verzorgen van afdrukfaciliteiten voor de politieorganisatie. In de Uti is onder meer het volgende opgenomen:
”6.9 Apparatenpool
(…)
Opdrachtnemer richt ten behoeve van Opdrachtgever een Apparatenpool in. Deze pool is bestemd voor Apparatuur die naar het oordeel van Opdrachtgever al dan niet tijdelijk redundant is geworden. (…)
Opdrachtgever is gerechtigd Apparatuur in de Apparatenpool te plaatsen waarbij de volgende condities van toepassing zijn:
- -
-
Apparatuur die in de Apparatenpool geplaatst wordt kan te allen tijde op verzoek van Opdrachtgever herplaatst wordt [vzr: worden] op een locatie van Opdrachtgever;
- -
-
Opdrachtnemer rekent geen kosten voor Apparatuur dat zich in de pool bevindt;
- -
-
Opdrachtnemer is gerechtigd om verhuiskosten in rekening te brengen bij verplaatsing van Apparatuur naar de pool en vice versa;
- -
-
Opdrachtnemer is gerechtigd de kosten van een nieuwe datadrager bij herplaatsing in rekening te brengen bij Opdrachtgever;
- -
-
Apparatuur blijft te allen tijde beschikbaar (herplaatsbaar) voor Opdrachtgever;
- -
-
Apparatuur zal niet worden ingezet voor andere klanten van Opdrachtnemer;
- -
-
Plaatsing van Apparatuur in de pool betekent tevens opschorting van de huurverplichting van Opdrachtgever (…).
(…)
Commerciële condities
(…)
C-E7
Indien een Apparaat in de Apparatenpool wordt geplaatst zal de huur worden opgeschort tot het Apparaat weer wordt ingezet.
De resterende op Opdrachtgever rustende verplichting voor de vaste huurperiode blijft bestaan.
(…)
7. Gunningscriteria
(…)
Beoordeling
(…)
Beoordeling vindt plaats door een team van tenminste 5 (materie)deskundigen dat afhankelijk van het betreffende gunningscriterium is samengesteld. Beoordeling vindt plaats op basis van de expertise van de betreffende materiedeskundige.
(…)
Bij de beoordeling van de volgende gunningscriteria (…) [vzr: waaronder "K-C3: Apparatenpool"] wordt een 10-puntsschaal gebruikt waarbij 10 de hoogste score vertegenwoordigt en 1 de laagste.
De Inschrijvingen worden met elkaar vergeleken om tot de scores te komen. In zijn algemeenheid geldt voor de hiervoor genoemde gunningscriteria dat een Inschrijving met onderscheidend vermogen ten opzichte van andere Inschrijvingen, bijvoorbeeld doordat deze Inschrijving meer innovatieve en creatieve elementen bevat dan de andere Inschrijvingen, beter zal scoren dan de andere Inschrijvingen.
Iedere beoordelaar stelt afzonderlijk zijn of haar score vast. (…) De scores worden bij elkaar opgeteld en vervolgens gedeeld door het aantal beoordelaars in de beoordelingscommissie.
(…)
K-C3 - Apparatenpool (segmenten A t/m I)
In paragraaf 6.9 staan de eisen die aan de Apparatenpool worden gesteld beschreven. Verder staat in eis C-E7 onder andere vermeld dat indien een Apparaat in de Apparatenpool wordt geplaatst de huur zal worden opgeschort tot het Apparaat weer wordt ingezet.
Opdrachtgever streeft naar maximale flexibiliteit ten aanzien van de inzet van de Apparatuur en streeft naar een continu geoptimaliseerd apparatenpark. Opdrachtgever wil tevens waarborgen dat er sprake is van een evenredige risicospreiding tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer en dat de inrichting van de oplossing doelmatig is.
(…)
Beoordeling:
De invulling van dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van de volgende criteria:
- -
-
de mate waarin hetgeen wordt aangeboden concreet, meetbaar en tastbaar is (SMART);
- -
-
de mate waarin de aangeboden oplossing op overtuigende wijze bijdraagt aan de doelstelling van Opdrachtgever in termen van flexibiliteit, optimalisatie van het apparatenpark, een evenwichtige risicospreiding tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer en ontzorging van Opdrachtgever;
- -
-
de additionele meerwaarde die wordt geboden (wat wordt er geleverd in aanvulling op hetgeen geëist is in paragraaf 6.9 Apparatenpool en eis C-E7);
- -
-
de mate waarin met de inrichting van de Apparatenpool rekening is gehouden met een veranderende organisatie binnen de politie gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst.”
Ricoh heeft tijdig op de opdracht ingeschreven. Onder “K-C3 - Apparatenpool” heeft Ricoh in haar inschrijving onder meer het volgende opgenomen:
”Risicospreiding tussen partijen
(…)
Financiën
Inschrijver ziet voor Politie een risico dat grote aantallen apparaten zeer lange tijd in de pool kunnen komen te staan. Zeker als er fors wordt gesneden in aantallen locaties en investeringen in digitaal werken gaan renderen. Aangezien (…) is ze [vzr: Ricoh) bereid om dit risico van Politie over te nemen (…) door de mogelijkheid tot kostenloze definitieve retouren aan te bieden. Haar invulling hiervan gaat ver voorbij aan de conformering aan de gestelde eisen ((…) het opschorten van huur).
Het hoofddoel is om een goede balans te vinden tussen doelmatige inrichting, initiële kostenreductie, doorlopende kostenbeheersing, continuïteit in het gebruik van het apparaten park en gebruikerstevredenheid. Hiertoe biedt de voorgestelde inzet van de apparatenpool de meest optimale vorm van flexibiliteit, maar worden onnodige kosten gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst voor beide partijen vermeden. Hieronder schetsen wij het plan waarmee deze toezegging gerealiseerd kan worden. Wij willen hierbij expliciet aangeven dat we uitgaan van een gedeeld belang en de prettige samenwerking en partnership die we met en van Politie gewend zijn. Wij vragen om het vertrouwen van Politie om de risico’s op deze wijze onderling te verdelen en te controleren.
• Inschrijver heeft gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst exclusiviteit voor het leveren van alle diensten rondom afdrukapparatuur en bijhorende software oplossingen.
• Inschrijver stelt, voorafgaand aan implementaties, een landelijk printbeleid in nauwe samenwerking met Politie vast. Het genoemde hoofddoel staat, en blijft, centraal. We passen het beleid, indien nodig, tussentijds aan.
• Bijhorende initiële optimalisatievoorstellen blijven binnen de kaders van het printbeleid en zijn gericht op de realisatie van de door Politie gewenste mate van rationalisatie. Inschrijver krijgt ruimte voor zijn voorgestelde plan voor de optimalisatie-onderzoeken voor deelnemers.
• Het uitgangspunt is dat initieel een sterke rationalisatie wordt doorgevoerd. Op basis van haar grondige analyse stelt Inschrijver voor om samen de reductie van 5700 naar circa 4200 apparaten tot (haalbaar) doel te stellen. Verdere rationalisatie naar 4000 apparaten is hierin ongeveer het maximum haalbare. (…)
• Verbetervoorstellen van Inschrijver gedurende de looptijd zijn steeds gericht op continue optimalisatie van het park en haar beschikbaarheid. Inschrijver gaat ervan uit dat deze daarom steeds worden gehonoreerd. Inschrijver zorgt voor een minimum voorraad per segment in de apparatenpool gedurende de looptijd van de overeenkomst, zodanig dat aanvragen altijd kunnen worden ingevuld.
• Indien een vraag tot bijplaatsing wordt ingediend, kiest Inschrijver (binnen alle kaders van redelijkheid) met welke oplossing ze die invult. We willen maximaal rendement halen uit de pool en zo min mogelijk ‘harde’ bijbestellingen doen.
• Inschrijver zorgt voor een minimum voorraad per segment in de apparatenpool gedurende de looptijd van de overeenkomst, zodanig dat aanvragen altijd kunnen worden ingevuld.
• Wanneer de aantallen apparaten per segment boven het gestelde minimum uitkomt en de apparaten langer dan een jaar in de pool staan én er op korte termijn geen zicht is op doorplaatsing dan worden deze apparaten definitief kosteloos aan Inschrijver geretourneerd.
• Facturatie van retourgenomen apparaten wordt stopgezet vanaf het moment dat ze in de apparatenpool zijn geplaatst. Naast de opschortende werking vervalt hiermee de restverplichting die anders nog van toepassing zou zijn. Inschrijver neemt hiermee het financiële risico van structureel overtallige apparaten volledig over van Politie.
Bij gunningsbeslissing van 4 december 2014 heeft NP aan Ricoh bericht dat Ricoh in de rangorde van inschrijvers met een puntentotaal van 8,261 als tweede is geëindigd na Canon met een puntentotaal van 8,300 en dat de opdracht daarom voorlopig wordt gegund aan Canon. In deze beslissing is onder meer het volgende opgenomen:
“K-C3 Apparatenpool
In uw inschrijving worden alle diensten en software oplossingen zeer ruim geformuleerd hetgeen tot het oordeel heeft geleid dat uw inschrijving minder concreet en minder tastbaar is bevonden dan die van de winnende inschrijver.
Beide inschrijvingen bieden de mogelijkheid om tegen gunstige condities de Apparatenpool in omvang te doen afnemen. In uw voorstel heeft u echter een aantal voorwaarden zeer ruim geformuleerd in de 9 bullits op pagina 2. Daarmee is hetgeen u aanbiedt veel minder concreet en veel minder tastbaar dan het aanbod van de winnende inschrijver.
De winnende inschrijving heeft bovendien bij de inrichting van de Apparatenpool meer rekening gehouden met de veranderende organisatie binnen de politie dan uw inschrijving. Specifiek scoort uw voorstel minder op dit onderdeel door initieel al een verregaande rationalisatie van 5700 naar 4200 Apparaten door te voeren.
De exclusiviteit die u verder verbindt aan uw voorstel (alle bijbehorende diensten en software oplossingen rondom afdrukapparatuur dienen bij u te worden afgenomen) en het gegeven dat al uw verbetervoorstellen moeten worden gehonoreerd, dragen naar het oordeel van de beoordelingscommissie niet bij aan de doelstelling van Opdrachtgever in termen van flexibiliteit. Een aantal van deze software oplossingen, waaronder de follow me en de intelligent scan workflow, heeft Opdrachtgever overigens bovendien nadrukkelijk buiten de scope van deze opdracht gehouden.
Verder draagt de door u voorgestelde exclusiviteit en het honoreren van al uw verbetervoorstellen door Opdrachtgever veel minder bij aan een evenwichtige risicospreiding tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer dan de door de winnende inschrijver geboden oplossingen. Het aanbod van de winnende inschrijver onderscheidt zich in positieve mate door geen additionele voorwaarden te verbinden aan het aanbod om tegen gunstige condities de Apparatenpool af te romen. Tenslotte is de conclusie van de beoordelingscommissie dat uw inschrijving geen meerwaarde biedt in aanvulling op hetgeen is geëist en de winnende inschrijving wel.“
Op verzoek van Ricoh heeft NP de beslissing van 4 december 2014 toegelicht in een gesprek op 11 december 2014. Tijdens dat gesprek heeft NP een toelichting gegeven op de scoretoekenning van het beoordelingsteam op de verschillende subgunningscriteria in de inschrijving van Ricoh. In het daarvan door Ricoh opgestelde gespreksverslag is - voor zover hier van belang - het volgende opgenomen:
”Feedback in de evaluatie:
De beoordelingsteams hebben de ontvangen offertes beoordeeld en na een onderlinge
discussie zijn zij gekomen tot een gewogen beoordeling per open vraag.
Er is letterlijk door Politie aangegeven dat er ook minimaal één scores van een 1 is gegeven.
(…)
Gemiddelde score Canon: 7,8
Gemiddelde score Ricoh: 3,2 “.
Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft NP drie commissies ingesteld, waarvan één beoordelingscommissie de inschrijvingen heeft beoordeeld op - voor zover hier van belang - het subgunningscriterium K-C3 Apparatenpool. De vijf commissieleden hebben de inschrijving van Ricoh op dit punt beoordeeld met respectievelijk:
een 1 (“zeer slecht”), een 3 (“ruim onvoldoende”) en - drie keer - een 4 (“onvoldoende”).
3 Het geschil
Ricoh vordert - zakelijk weergegeven - NP te gebieden de gunningbeslissing in te trekken, NP te verbieden de opdracht te gunnen aan Canon en
primair:
- NP te gebieden om - voor zover nog aan de orde - de opdracht te gunnen aan Ricoh,
subsidiair:
- NP te gebieden om - na overlegging aan Ricoh van de bevindingen van het
beoordelingsteam en de voor herbeoordeling relevante gegevens van Canon (met
uitzondering van eventuele bedrijfsvertrouwelijke informatie), alsmede de inschrijving van
Canon ter zake het subgunningscriterium K-C3 Apparatenpool - over te gaan tot
herbeoordeling door een onafhankelijk beoordelingsteam en een nieuwe voorlopige
gunningsbeslissing te nemen,
meer subsidiair:
- NP te gebieden om - voor zover nog aan de orde - over te gaan tot heraanbesteding,
een en ander op straffe van verbeurte van dwangsommen en met veroordeling van NP in de proceskosten, inclusief rente en nakosten.
Aan deze vorderingen wordt het volgende ten grondslag gelegd. NP heeft ten onrechte geoordeeld dat hetgeen is aangeboden door Ricoh geen meerwaarde heeft ten aanzien van het vereiste in C-E7. NP miskent daarmee dat de hele invulling door Ricoh van het subgunningscriterium K-C3 Apparatenpool is opgebouwd uit zaken die Ricoh bovenop het vereiste biedt. NP had bij deze oplossing daarom in redelijkheid niet op een waardering van (gemiddeld) 3,2 kunnen uitkomen. Een juiste toepassing van de gunningsystematiek zou hebben meegebracht dat Ricoh Canon voorbijstreeft in puntentotaal. Ricoh maakt daarom primair aanspraak op gunning van de opdracht. Voor het geval niet vast staat dat Ricoh na juiste toepassing van de beoordelingsystematiek de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, vordert Ricoh subsidiair herbeoordeling van de inschrijvingen door een onafhankelijk beoordelingsteam, nu bij de beoordeling van de inschrijving van Ricoh fouten zijn gemaakt. NP heeft namelijk ten onrechte verondersteld dat de door Ricoh bij de oplossing voor het subgunningscriterium K-C3 Apparatenpool onder “Financiën” opgevoerde bullits bedoeld zijn als voorwaarden die door NP moeten worden geaccepteerd. Ook heeft NP het citaat “alle bijbehorende diensten en software” in de eerste van deze bullits ten onrechte zo geïnterpreteerd dat het op meer ziet dan de scope van de opdracht. De enige verklaring voor de onjuiste interpretatie van de door Ricoh gegeven oplossing voor K-C3 Apparatenpool is dat de beoordelaars hun individuele oordeel hebben bijgesteld naar aanleiding van een plenaire vergadering. Dit is strijdig met het in de Uti opgenomen uitgangspunt dat iedere beoordelaar afzonderlijk zijn of haar score vaststelt. Om dat te kunnen vaststellen is de gunningsbeslissing echter onvoldoende gemotiveerd. Ricoh vordert daarom aanvulling van de motivering, in die zin dat duidelijk is welke expertises in het beoordelingsteam vertegenwoordigd zijn en wat de individuele scores en motiveringen van de betreffende commissieleden zijn. Voor het geval wordt geoordeeld dat er geen nieuw beoordelingsteam behoeft te komen, wenst Ricoh inzage in de samenstelling van het huidige beoordelingsteam. Daarnaast wenst Ricoh inzicht in de inschrijving van Canon ten aanzien van het criterium K-C3 Apparatenpool. Meer subsidiair vordert Ricoh heraanbesteding, omdat de in de Uti opgenomen gunningsystematiek onvoldoende transparant dan wel dubbelzinnig is. Het gunningscriterium K-C3 Apparatenpool is immers dermate algemeen geformuleerd dat voor inschrijvers niet duidelijk is wat de aanbestedende dienst van belang acht.
NP en Canon voeren gemotiveerd verweer, dat hierna - voor zover nodig - zal worden besproken.
Na vermeerdering van eis vordert Canon - zakelijk weergegeven - NP te gebieden de inschrijving van Ricoh als niet-besteksconform te kwalificeren en NP te verbieden de opdracht aan een ander te gunnen dan aan haar (Canon), met veroordeling van Ricoh in de kosten van het incident en de hoofdzaak.
Verkort weergegeven stelt Canon daartoe dat zij er belang bij heeft dat de opdracht definitief aan haar gegund wordt.
Voor zover nodig zullen de standpunten van NP en Ricoh met betrekking tot de vordering van Canon hierna worden besproken.