SCHRIFTELIJKE VRAAG E-1563/03 van Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) aan de Commissie. Eigenaardigheden van het nieuwe systeem voor de herziening van de loopbaanontwikkeling (CDR).

SCHRIFTELIJKE VRAAG E-1563/03

van Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) aan de Commissie

(8 mei 2003)

Betreft: Eigenaardigheden van het nieuwe systeem voor de herziening van de loopbaanontwikkeling (CDR)

Geeft de Commissie toe dat een groot aantal van eigen personeelsleden ernstig bezorgd is over het nieuwe CDR-systeem dat dit jaar is ingevoerd?

Kan de Commissie de volgende eigenaardigheden van het nieuwe systeem toelichten?

De meeste diensten van de Commissie hebben besloten een algemeen gemiddelde van 14 punten voor elke graad toe te passen, om te voorkomen dat prioritaire punten verloren gaan. Dat betekent bijvoorbeeld dat wanneer een ambtenaar als bijzonder kundig wordt beschouwd en 16 punten krijgt een andere ambtenaar in dezelfde graad slechts 12 punten mag krijgen, ongeacht zijn/haar capaciteiten, om het gemiddelde van 14 te kunnen handhaven. Leidt dit niet tot een vertekening van de werkelijke situatie? Wanneer de meeste ambtenaren van een bepaalde graad in een bepaalde dienst sterk boven het gemiddelde liggen, worden zij dan door dit systeem niet bestraft doordat zij kunstmatig een laag aantal punten krijgen?

Gecombineerd Antwoordvan de heer Kinnock namens de Commissieop de schritftelijke vragen E-1562/03, E-1563/03, E-1564/03 en E-1565/03

(27 juni 2003)

Het is niet meer dan normaal dat de invoering van een nieuw beoordelingssysteem door enkele personeelsleden met een zekere mate van terughoudendheid en zorg wordt aangezien. Dit is niet alleen bij de Commissie zo, maar ook bij andere organisaties. Veel van de

aanvankelijke zorg blijkt overigens te zijn verdwenen nu het personeel aan de herziening van de loopbaanontwikkeling (CDR) heeft deelgenomen. In het algemeen hebben de verschillende directoraten-generaal (DG's) van de Commissie hun beoordelingen serieus en constructief uitgevoerd, met name wat de vereiste systematische dialoog betreft, die op zichzelf werd gezien als een positieve ontwikkeling voor personeel en management.

De Commissie heeft het beoordelingssysteem na lang beraad en na uitgebreid overleg met alle betrokkenen ingevoerd. Het systeem is niet ontworpen en werd ook niet gepresenteerd als een wetenschappelijk instrument voor het meten van prestaties, al was het maar omdat een dergelijk instrument niet bestaat. Het systeem werkt evenwel met een reeks elementen en mechanismen, zoals uniforme criteria, normen en procedures, en de nodige controles. Samen dragen deze bij tot regelingen die zo objectief mogelijk zijn en waarmee de merites betrouwbaar kunnen worden beoordeeld.

De vier vragen van het geachte parlementslid staan met elkaar in verband:

In antwoord op schriftelijke vraag E-1563/03: volgens het huidige Personeelsstatuut moeten bevorderingen worden gebaseerd op een vergelijking van de relatieve merites van alle personeelsleden van de Commissie met een bepaalde rang. Dit beginsel is in de Europese rechtspraak dikwijls herhaald.

Tegen deze achtergrond heeft de Commissie als integrerend onderdeel van zijn nieuwe methodiek het streefgemiddelde ingevoerd, dat wordt uitgedrukt in meritepunten. Dit streefcijfer, dat op 14/20 werd vastgesteld, geldt per rang en per DG. Deze score staat voor een zeer goed algemeen prestatieniveau.

Er zijn ook andere redenen om een streefgemiddelde vast te stellen: het systeem stimuleert het leidinggevend personeel individuele beoordelingen op te stellen die zijn gebaseerd op aangetoonde merites. Tegelijkertijd, en gekoppeld aan dit beginsel, moet inflatie van het beoordelingssysteem worden tegengegaan, d.w.z. te genereuze cijfers, waardoor de methodiek en de resultaten van de beoordeling devalueren en die ten koste gaan van de overgrote meerderheid van het personeel.

Door een streefgemiddelde te hanteren wordt rekening gehouden met de algemeen erkende realiteit dat op een voldoende geaggregeerd niveau de spreiding van het personeel op het punt van hun prestaties een patroon volgt dat tot uitdrukking komt in een normale verdeling (Gauss-kromme). Daarom mag men redelijkerwijs als resultaat van de beoordelingsprocedure een normale verdeling rond het streefgemiddelde van 14 meritepunten verwachten.

In antwoord op vraag E-1562/03 moet worden opgemerkt dat het in antwoord op vraag 1563/03 beschreven systeem een zekere flexibiliteitsmarge biedt, zodat een passende erkenning van de merites mogelijk is (met name in gevallen waarin de populatie te klein is om tot de hierboven beschreven uniforme, normale verdeling te komen). Om te beginnen mogen de DG's het streefgemiddelde met 1 punt overschrijden, en dus op 15 meritepunten brengen (en niet 14,5, zoals het geachte parlementslid zegt), zonder dat dit consequenties heeft. Bij een gemiddelde boven 15 krijgt het DG voor de betrokken rang een korting op het pakket prioriteitspunten dat het normaliter krijgt. Maar zelfs in dit geval is het mogelijk rekening te houden met speciale gevallen voor bepaalde rangen, zodat groepen waar het gehele personeel goed presteert niet worden gestraft. Mits het DG zijn zaak op passende wijze toelicht, kunnen de promotiecomités besluiten de straf in te trekken of te verminderen.

In antwoord op schriftelijke vraag E-1564/03 wil de Commissie de nadruk leggen op het feit dat, in verband met de mogelijkheid voorafgaand aan de individuele beoordelingsgesprekken al meritepunten toe te delen, dit gesprek ook een belangrijk op de toekomst gericht element moet bevatten, dat de manager de mogelijkheid biedt met zijn medewerkers te bespreken op welke punten zij zich verder zouden moeten ontwikkelen en in hoeverre zij betere prestaties kunnen leveren.

Het nieuwe beoordelingssysteem waarbij voor de meritepunten een streefgemiddelde in acht moet worden genomen, betekent dat in ieder DG overleg moet plaatsvinden om ervoor te zorgen dat de beoordelingsresultaten voor alle directoraten en eenheden consistent zijn en dat de meritepunten billijk worden verdeeld.

Het is dan ook normaal en een goede praktijk om binnen het DG enig voorbereidend werk te verrichten. Aan deze coördinatie ter voorbereiding van de

formele beoordelingsfases wordt gerefereerd in artikel 3, lid 6, van de algemene uitvoeringsbepalingen betreffende artikel 43 van het Statuut(1). Hiermee wordt vooral beoogd dat de beoordelaars een aantal gemeenschappelijke normen voor de interpretatie van de beoordelingscriteria overeenkomen, zodat de beoordelingen kunnen worden uitgevoerd op basis van een uniforme uitleg van het systeem en de methode.

In verband hiermee moeten beoordelaars en beoordelingsautoriteiten altijd bij de coördinatievergaderingen aanwezig zijn. Dit mag er niet toe leiden dat al voordat de beoordelingen hebben plaatsgevonden, aan iedere ambtenaar meritepunten worden toegekend. De vergaderingen moeten ten doel hebben de distributie van de meritepunten op basis van een algemene vergelijking van alle personeelsleden in dezelfde rang te schatten, op voorwaarde dat een dergelijke schatting gebaseerd is op het oordeel van de beoordelaars over de prestaties en merites van hun personeel. Hierbij moet een zekere flexibiliteit in acht worden genomen om rekening te houden met situaties waarin de schattingen afwijken van de resultaten van de beoordelingsrapporten.

Zonder deze regelingen zouden de beoordelaars (doorgaans de hoofden van administratieve eenheden, de directe chefs) niet de middelen hebben om ten aanzien van de beoordeling van het onder hen vallende personeel hun plicht te doen en hun voorrechten uit te oefenen. Dit zou een ernstige verstoring van het systeem betekenen, en de Commissie zou het geachte parlementslid zeer erkentelijk zijn indien zij haar informatie zou kunnen verstrekken over specifieke gevallen waarin dit het geval zou zijn geweest, zodat passende stappen kunnen worden genomen.

Wat betreft schriftelijke vraag E-1565/03: gratificatiepunten kunnen evenals de meritepunten alleen worden toegekend op basis van bijzondere prestaties. Bovendien zijn op de toekenning van deze extra punten aan ambtenaren die het meest verdienstelijk worden geacht, de voorschriften van artikel 6, lid 3, van de algemene uitvoeringsbepalingen betreffende artikel 45 van het Statuut(2) van toepassing. Dit artikel bevat duidelijke criteria voor de toekenning van gratificatiepunten, die als volgt kunnen worden samengevat. Ambtenaren kunnen gratificatiepunten krijgen als erkenning voor onder meer hun bijdrage aan het bereiken van betere resultaten dan in het kader van hun werkprogramma zijn opgenomen en/of als beloning voor bijzondere inspanningen en opmerkelijke resultaten. Om het personeel op zinvolle wijze op basis van hun verdiensten te kunnen indelen moet de helft van de beschikbare hoeveelheid gratificatiepunten worden verdeeld over de allerbeste medewerkers per rang (dit komt neer op ongeveer 15 % van de populatie in die rang).

De voorstellen voor gratificatiepunten moeten worden gedaan door directeuren en directeuren-generaal omdat zij in hun positie immers een ruimer beeld van de dienst en zijn staf hebben.

Afgezien van deze beginselen hebben de DG's een aantal eenvoudige richtsnoeren voor de verdeling van de gratificatiepunten goedgekeurd; deze zijn ter kennis van het personeel gebracht.

De beslissing over de toekenning van gratificatiepunten wordt collegiaal en niet door de directeur-generaal alleen (hij zal zijn besluit immers nemen op basis van de informatie en de voorstellen die hij van de managers ontvangt). Ook worden personeelsvertegenwoordigers bij deze beslissing betrokken.

Al deze factoren dragen ertoe bij dat besluiten over bevorderingen op basis van objectieve elementen en als resultaat van een eerlijk en doorzichtig proces worden genomen.

(1) Door de Commissie goedgekeurd op 26 april 2002.

(2) Ook op 26 april 2002 door de Commissie goedgekeurd.