VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD overeenkomstig artikel 213 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 over de rekenplichtige en de intern controleur van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO)

VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD

overeenkomstig artikel 213 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 over de rekenplichtige en de intern controleur van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO)

A. Inleiding

De Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) is in 2010 bij Besluit 2010/427 van de Raad opgericht op grond van artikel 27, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie. Volgens overweging 15 van Besluit 2010/427 moet "onnodig dupliceren van taken, functies en middelen met andere instanties worden vermeden". Dienovereenkomstig hebben de rekenplichtige en de intern controleur van de Commissie opgetreden als respectievelijk rekenplichtige en intern controleur van de EDEO. De rechtsgrond voor deze regeling wordt geleverd door artikel 68, lid 1, en artikel 98, lid 2, van het Financieel Reglement.

Artikel 213 van het Financieel Reglement bepaalt dat deze beide bepalingen in 2013 worden herzien "waarbij terdege rekening wordt gehouden met het specifieke karakter van de EDEO en met name van de delegaties van de Unie en, indien van toepassing, met een adequate capaciteit voor financieel beheer van de EDEO."

De Commissie heeft de werking van de regeling waarbij de rekenplichtige en de intern controleur van de Commissie optreden als respectievelijk rekenplichtige en intern controleur van de EDEO geëvalueerd. In het onderhavige verslag, waarover de EDEO is geraadpleegd, worden de evaluatieresultaten gepresenteerd, evenals de conclusie om de lopende regeling voort te zetten.

De in artikel 213 van het Financieel Reglement bedoelde herziening staat los van de evaluatie waarin artikel 13, lid 3, van het besluit tot oprichting van de EDEO[1] voorziet; deze laatste heeft betrekking op de organisatie en de werking van de EDEO, wordt onder gezag van de hoge vertegenwoordiger / vicevoorzitter in 2013 uitgevoerd en gaat, indien nodig, vergezeld van passende voorstellen tot herziening van het besluit tot oprichting van de EDEO.

B. Resultaten van de herziening overeenkomstig artikel 213 FR

I. De rekenplichtige

Overeenkomstig artikel 68, lid 1, FR heeft de rekenplichtige van de Commissie een aantal boekhoudkundige taken voor de EDEO verricht. Deze taken omvatten onder meer:

– het beheer van de kasmiddelen (centraal thesauriebeheer en goede uitvoering van betalingen, centrale afstemming van bankrekeningen, administratief beheer van gelden ter goede rekening, validering van dossiers van derden en bankrekeningen, beheer van het alarmeringssysteem);

– het vaststellen van het boekhoudkader en -systeem;

– het voeren van de boekhouding en de wettelijk voorgeschreven verslaglegging;

– het innen van schuldvorderingen en het beheer van de verrekeningsprocedure;

– het uitvoeren van kwaliteitscontroles op alle lokale boekhoudsystemen.

De samenwerking tussen de Commissie en de EDEO verloopt zeer goed. Zowel de EDEO als de bevoegde diensten van DG BUDG zijn zeer tevreden met de huidige regeling.

Significante schaalvoordelen zijn er vooral op het gebied van het beheer van kasmiddelen, de boekhouding en de verslaglegging. De diensten van de rekenplichtige van de Commissie beschikken over een unieke deskundigheid op alle deze gebieden en in het bijzonder wat de thesauriediensten betreft. Daarbij gaat het onder meer om:

· het administratief beheer van de gelden ter goede rekening;

· de overkoepelende bancaire architectuur voor het afwikkelen van de betalingsverrichtingen van de instellingen en de daarmee samenhangende deskundigheid om aan de lokale behoeften inzake bancaire en betalingsverrichtingen van de 140 EU-delegaties overal ter wereld te voldoen, en

· een optimaal kasmiddelen- en risicobeheer, en solide procedures om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

Dankzij de huidige regeling hoeft de EDEO geen extra personeel in dienst te nemen. Bij DG Begroting van de Commissie zijn momenteel 3 posten direct gewijd aan de nieuwe boekhoud- en thesaurietaken voor de EDEO, terwijl er volgens een voorzichtige schatting minstens 15 personen nodig zouden zijn als de EDEO zijn eigen boekhoud- en thesauriediensten zou opzetten.

Naast de eigenlijke thesaurie- en boekhoudtaken, zijn er bovendien andere horizontale activiteiten op het gebied van financiële en budgettaire ondersteuning (zoals het ontwikkelen en ondersteunen van de financiële informaticasystemen, de inningsdiensten, de centrale financiële dienst, enz....), waarvoor de middelen niet zijn verdeeld bij de oprichting van de EDEO, die momenteel door de diensten van de Commissie worden verricht op grond van een dienstverleningsovereenkomst met de EDEO.

Deze supplementaire dienstverlening wordt van zeer hoge kwaliteit geoordeeld en zorgt voor extra schaalvoordelen in de vorm van een besparing op de middelen die anders nodig zouden zijn voor het opzetten van eigen diensten van de EDEO.

Voorts stelt de rekenplichtige van de Commissie de jaarrekening op en onderhoudt hij de betrekkingen met de Europese Rekenkamer voor diverse andere instellingen. De boekhouddiensten van de Commissie hebben doeltreffende werkmethoden en een goede werkrelatie met de Rekenkamer ontwikkeld, en de EDEO profiteert daar mee van.

Samenvattend kan worden gesteld dat het oprichten van een eigen boekhoudafdeling met twee eenheden bij de EDEO voor het verrichten van de twee bovenvermelde taken aanleiding zou geven tot verschillende extra indienstnemingen, die onnodig zijn omdat de taken met een minimum aan extra middelen reeds door de Commissie worden uitgevoerd.

Naar het oordeel van de Commissie dient de samenwerking daarom te worden voortgezet. Er zijn geen wijzigingen aan de huidige regeling nodig.

II. Intern controleur

Overeenkomstig artikel 98, lid 2, FR heeft de intern controleur van de Commissie de taken van intern controleur van de EDEO verricht.

De volgende argumenten pleiten voor het voortzetten van die regeling.

De EU-delegaties beheren zowel administratieve kredieten van de EDEO als beleidskredieten uit de begroting van de Commissie. In beginsel beheert EDEO-personeel enkel de administratieve kredieten van de EDEO en Commissiepersoneel enkel de beleidskredieten.

Er zijn echter uitzonderingen op dit beginsel: het hoofd van een delegatie, die tot de EDEO behoort, is gesubdelegeerd ordonnateur voor de beleidskredieten uit de begroting van de Commissie (artikel 65, lid 6, FR). Het personeel van de Commissie staat de EDEO bij voor het beheer van de administratieve kredieten, voornamelijk door als "initiatiefnemende functionaris" op te treden. Het gevolg van deze uitzonderingen is dat de twee financiële circuits die door personeel van de Commissie en van de EDEO doorgaans worden gebruikt, door elkaar heen lopen.

Het gevaar bestaat daardoor dat door de verschillende interne controleurs afzonderlijk van elkaar uitgevoerde audits van de financiële circuits en internecontrolesystemen elkaar overlappende bevindingen en uiteenlopende aanbevelingen opleveren. Hierdoor kan de geloofwaardigheid van het auditwerk worden geschaad en kunnen de verantwoordelijke ordonnateurs en de hoofden van delegaties in de lastige situatie terechtkomen dat zij een keuze moeten maken tussen twee adviezen over hetzelfde onderwerp, wat de waarde van het auditwerk zou verminderen.

Het integreren van de interne-auditfuncties zou een beter begrip van de problemen die zich in beide financiële circuits voordoen, in de hand werken. Tevens zou het de overdracht van bij controles van het ene circuit opgedane kennis naar het andere vergemakkelijken en synergieën mogelijk maken.

Anderzijds zijn er wellicht argumenten die in het voordeel van een afzonderlijke intern controleur voor de EDEO pleiten, zoals het feit dat er situaties kunnen ontstaan waarin de intern controleur niet aan de rechtmatige verwachtingen van een van beide instellingen op het gebied van dienstverlening kan voldoen wanneer hij zowel voor de Commissie als voor de EDEO optreedt. Dit risico wordt evenwel adequaat opgevangen door de bestaande regels en waarborgen, in het bijzonder wat de onafhankelijkheid van de intern controleur betreft.

Volgens de Commissie dient de samenwerking daarom te worden voortgezet zonder wijzigingen van de bestaande regeling.

C. Conclusie

Dit verslag leert dat de regeling waarbij de de rekenplichtige en de intern controleur van de Commissie optreden als respectievelijk rekenplichtige en intern controleur van de EDEO, goed heeft gefunctioneerd en belangrijke schaalvoordelen oplevert. Zij dient derhalve te worden voortgezet.

De Commissie zal het Europees Parlement en de Raad in het kader van het syntheseverslag op de hoogte houden van belangwekkende ontwikkelingen betreffende de werking van dit systeem.

[1] Besluit van de Raad van 26 juli 2010 tot vaststelling van de organisatie en werking van de Europese dienst voor extern optreden.