Besluit van het Bureau van het Europees Parlement van 29 maart 2004 tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 2004/2003 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het statuut en de financiering van politieke partijen op Europees niveau

BESLUIT VAN HET BUREAU VAN HET EUROPEES PARLEMENT

van 29 maart 2004

tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 2004/2003 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het statuut en de financiering van politieke partijen op Europees niveau

(2004/C 155/01)

HET BUREAU,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 191,

Gelet op Verordening (EG) nr. 2004/2003 van het Europees Parlement en de Raad van 4 november 2003 betreffende het statuut en de financiering van politieke partijen op Europees niveau⁽¹⁾,

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen⁽²⁾ (hierna „het Financieel Reglement” genoemd), Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen⁽³⁾ (hierna „de uitvoeringsvoorschriften” genoemd) en Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie van 29 december 2000 betreffende het boekhoudkundig beheer van de niet-financiële vaste activa van de Europese Gemeenschappen⁽⁴⁾,

Gelet op artikel 22, lid 10, van het Reglement van het Europees Parlement,

Overwegende hetgeen volgt:

BESLUIT:

Artikel 1

Voorwerp

Deze regeling legt de uitvoeringsbepalingen vast van Verordening (EG) nr. 2004/2003 betreffende het statuut en de financiering van politieke partijen op Europees niveau.

Artikel 2

Oproep tot het indienen van voorstellen

Het Europees Parlement publiceert elk jaar vóór het verstrijken van het eerste halfjaar een oproep tot het indienen van voorstellen met het oog op de verlening van subsidie ter financiering van politieke partijen op Europees niveau. In deze oproep wordt bekendgemaakt aan welke criteria moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor subsidie, op welke wijze de financiering door de Gemeenschap geschiedt en wat het tijdschema is voor de subsidietoekenningsprocedure.

Artikel 3

Verzoek om financiering

1. Voor de toepassing van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 2004/2003 dient elke politieke partij op Europees niveau die voor financiering uit de algemene begroting van de Europese Unie in aanmerking wenst te komen, vóór 15 november voorafgaand aan het begrotingsjaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd een schriftelijk verzoek in bij de voorzitter van het Europees Parlement. Aan de in artikel 3 van genoemde verordening opgesomde voorwaarden moet op het tijdstip van de indiening van het verzoek zijn voldaan.

2. Het voor het verzoek om subsidie te gebruiken formulier is aan deze regeling gehecht (zie bijlage 1). Dit formulier is beschikbaar op de internetsite van het Europees Parlement.

3. Kennisgevingen uit hoofde van artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2004/2003 worden gericht aan de voorzitter van het Europees Parlement.

Artikel 4

Besluit over het verzoek om financiering

1. Op voorstel van de secretaris-generaal onderzoekt het Bureau de verzoeken om financiering aan de hand van de in de artikelen 3 en 4 van Verordening (EG) nr. 2004/2003 genoemde criteria om vast te stellen welke verzoeken in aanmerking komen voor financiering. Het Bureau en in het kader van de voorbereiding van het besluit van het Bureau eveneens de secretaris-generaal kunnen de aanvrager verzoeken om binnen een door hen te stellen termijn de bij het verzoek gevoegde bewijsstukken aan te vullen of toe te lichten.

2. Vóór 15 februari van het begrotingsjaar waarvoor de subsidie is aangevraagd, stelt het Bureau de lijst van begunstigden en de toegekende bedragen vast. Voor het geval dat de gevraagde subsidie niet wordt toegekend, vermeldt het Bureau in hetzelfde besluit de redenen waarom de aanvraag niet wordt gehonoreerd, met name in het licht van de in de artikelen 3 en 4 van Verordening (EG) nr. 2004/2003 genoemde criteria.

Het besluit van het Bureau wordt goedgekeurd op basis van het in lid 1 genoemde onderzoek. In het besluit wordt rekening gehouden met eventuele wijzigingen in de situatie die zich sinds de indiening van het verzoek hebben voorgedaan, op basis van de ontvangen kennisgevingen uit hoofde van artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2004/2003, en met manifeste wijzigingen.

3. De voorzitter stelt de aanvrager schriftelijk op de hoogte van het gevolg dat aan zijn verzoek is gegeven. In geval van toekenning van een subsidie gaat de kennisgeving vergezeld van een ontwerpsubsidieovereenkomst die door de begunstigde moet worden ondertekend. In geval van niet-toekenning van de gevraagde subsidie worden de redenen vermeld van de weigering door het Bureau. De aanvragers wier verzoek niet wordt ingewilligd door het Bureau, worden hiervan op de hoogte gesteld binnen 15 kalenderdagen na de verzending aan de begunstigden van het besluit om subsidie te verlenen.

Artikel 5

Subsidieovereenkomst

De subsidiëring van een politieke partij op Europees niveau wordt vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst tussen het Europees Parlement, vertegenwoordigd door de voorzitter of zijn gemachtigde, en de begunstigde. De subsidieovereenkomst is aan deze regeling gehecht (zie bijlage 2). Deze overeenkomst dient binnen 30 dagen na het besluit van het Bureau zoals bedoeld in artikel 4, door beide partijen naar behoren te worden ingevuld en ondertekend. De tekst van de overeenkomst kan niet gewijzigd worden.

Artikel 6

Uitbetaling

1. De subsidie wordt bij wijze van voorfinanciering in twee tranches aan de politieke partijen op Europees niveau uitbetaald:

2. De uitbetaling van het restbedrag vindt plaats na afloop van de periode waarvoor subsidie van de Gemeenschap kon worden verkregen, op basis van de daadwerkelijk door de begunstigde gedane uitgaven voor de verwezenlijking van het werkprogramma. Als het totaalbedrag van de voorgaande betalingen hoger is dan het uiteindelijk vastgestelde subsidiebedrag, vordert het Europees Parlement de ten onrechte uitbetaalde bedragen terug.

3. Binnen zes maanden na afsluiting van het begrotingsjaar dient de begunstigde de volgende stukken in op grond waarvan de uitbetaling van het restbedrag kan plaatsvinden:

4. De externe audit dient om te certificeren dat de door de begunstigde bij het Europees Parlement ingediende financiële stukken conform de financiële bepalingen van de subsidieovereenkomst zijn, dat de aangegeven uitgaven ook daadwerkelijk zijn gemaakt en dat alle ontvangsten op volledige wijze zijn opgegeven en dat de uit de artikelen 6, 7 en 8 en artikel 10, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2004/2003 voortvloeiende verplichtingen zijn nagekomen.

5. Na ontvangst van de in lid 3 bedoelde stukken keurt het Bureau, op voorstel van de secretaris-generaal, binnen twee maanden het eindverslag goed over de verwezenlijking van het werkprogramma en de definitieve afrekening.

Het Bureau kan de begunstigde vragen om bewijsstukken of om andere aanvullende informatie die het nodig acht om het eindverslag en de definitieve afrekening te kunnen goedkeuren. De begunstigde beschikt over 15 dagen om de bewijsstukken in te dienen.

Na de vertegenwoordigers van de desbetreffende politieke partij gehoord te hebben, kan het Bureau het eindverslag en de definitieve afrekening afwijzen en om een nieuw verslag en een nieuwe afrekening vragen. De begunstigde beschikt over 15 dagen om een nieuw verslag en een nieuwe afrekening in te dienen.

Bij uitblijven van een schriftelijke reactie van het Parlement binnen voornoemde termijn van twee maanden worden het eindverslag en de definitieve afrekening geacht te zijn goedgekeurd.

6. De begunstigde stelt het Europees Parlement in kennis van het bedrag aan rente of soortgelijke voordelen die de van het Parlement ontvangen voorfinancieringen eventueel hebben opgeleverd. Deze kennisgeving dient te geschieden bij de aanvraag om uitbetaling van het restbedrag ter verrekening van de voorfinanciering. Deze rente wordt teruggevorderd via een inningsopdracht van de secretaris-generaal of zijn gemachtigde.

Artikel 7

Vaststelling van de definitieve subsidie

1. Onverlet de later in het kader van controles en audits verkregen informatie stelt het Bureau, na de vertegenwoordigers van de desbetreffende politieke partij op verzoek van die partij gehoord te hebben, het definitieve aan de begunstigde te verlenen subsidiebedrag vast op basis van de in artikel 6, lid 3, genoemde stukken die door het Bureau zijn aanvaard.

2. Het totaalbedrag van de door het Parlement aan de begunstigde uitgekeerde bijdrage mag in geen geval meer bedragen dan

3. De subsidie is beperkt tot het bedrag dat nodig is voor een verevening van de ontvangsten en de subsidiabele uitgaven van de huishoudelijke begroting van de begunstigde die hebben geleid tot de verwezenlijking van het werkprogramma, en mag in geen geval winst opleveren in de zin van artikel 165 van de uitvoeringsvoorschriften. Overschotten leiden tot een dienovereenkomstige verlaging van het subsidiebedrag.

4. Op basis van het aldus vastgestelde definitieve subsidiebedrag en het totale bedrag van de vooraf uit hoofde van de subsidieovereenkomst gedane betalingen bepaalt het Bureau hoe hoog het nog aan de begunstigde verschuldigde restbedrag is. Als het totale bedrag van de voorafgaande betalingen het definitieve subsidiebedrag overschrijdt, stelt de secretaris-generaal of zijn gemachtigde een opdracht op tot inning van het overschot.

Artikel 8

Opschorting en verlaging van de subsidie

Op voorstel van de secretaris-generaal schort het Bureau de betalingen op en verlaagt het de subsidie, en zegt het, zo nodig, de subsidieovereenkomst op, eventueel met het verzoek tot dienovereenkomstige terugbetaling, in de volgende gevallen:

Alvorens een besluit te nemen stelt het Bureau de begunstigde in de gelegenheid zijn standpunt over de vastgestelde onregelmatigheden kenbaar te maken.

Artikel 9

Terugvordering

1. Als er ten onrechte bedragen zijn overgemaakt aan de begunstigde of als een terugvorderingsprocedure is gerechtvaardigd op grond van de voorwaarden van de subsidieovereenkomst, maakt de begunstigde overeenkomstig de door het Europees Parlement gestelde voorwaarden en termijn de desbetreffende bedragen over aan het Parlement.

2. Indien de begunstigde binnen de door het Europees Parlement vastgestelde termijn niet heeft betaald, verhoogt deze de verschuldigde bedragen met vertragingsrente tegen de in artikel II.14, lid 3, van de subsidieovereenkomst vermelde rentevoet. De vertragingsrente heeft betrekking op de periode die loopt van de dag na het verstrijken van de termijn voor betaling tot en met de dag waarop de betaling van het volledige verschuldigde bedrag door het Europees Parlement is ontvangen.

Artikel 10

Controles en audits

1. Het regelmatige onderzoek zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2004/2003 wordt uitgevoerd door de secretaris-generaal.

2. De begunstigde verstrekt het Europees Parlement alle opgevraagde gedetailleerde gegevens, ook aan externe instanties die handelen in opdracht van het Parlement, opdat het Parlement zou kunnen nagaan of het werkprogramma naar behoren is uitgevoerd en de bepalingen van de subsidieovereenkomst zijn nageleefd.

3. De begunstigde houdt alle originele documenten, met name boekhoudkundige, bancaire en fiscale stukken, of in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen de voor eensluidend gewaarmerkte kopieën van de originele documenten met betrekking tot de subsidieovereenkomst, gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum van uitbetaling van het verschuldigde restbedrag zoals bedoeld in artikel I.4 van de subsidieovereenkomst, ter beschikking van het Europees Parlement.

4. De begunstigde stelt het Europees Parlement in de gelegenheid, hetzij rechtstreeks via zijn personeelsleden, hetzij via een andere, hiertoe door het Parlement aangewezen externe instantie, om een audit uit te voeren naar de besteding van de subsidie. Deze audits kunnen plaatsvinden gedurende de gehele looptijd van de subsidieovereenkomst tot aan de uitbetaling van het restbedrag alsmede gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum van uitbetaling van het verschuldigde restbedrag. Deze audits kunnen eventueel leiden tot een besluit tot terugvordering door het Bureau.

5. In de subsidieovereenkomst wordt uitdrukkelijk vastgelegd dat het Europees Parlement en de Rekenkamer bevoegd zijn om aan de hand van stukken en ter plaatse controle uit te oefenen op een politieke partij op Europees niveau die een subsidie uit de algemene begroting van de Europese Unie heeft ontvangen.

6. Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)⁽⁵⁾ kan OLAF ook controles en verificaties ter plaatse uitvoeren volgens de procedures die in de communautaire wetgeving zijn voorzien ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraude en andere onregelmatigheden. Deze controles kunnen eventueel leiden tot een besluit tot terugvordering door het Bureau.

Artikel 11

Technische ondersteuning

1. Op voorstel van de secretaris-generaal kan het Bureau politieke partijen op Europees niveau technische ondersteuning verlenen overeenkomstig het besluit van het Bureau van 14 maart 2000 inzake het reglement voor het gebruik van de gebouwen van het Europees Parlement door externe gebruikers, zoals gewijzigd bij besluit van 2 juni 2003, alsmede enige andere vorm van technische ondersteuning overeenkomstig een latere regeling. Het Bureau kan bepaalde besluiten over de verlening van technische ondersteuning delegeren aan de secretaris-generaal.

2. Elk jaar dient de secretaris-generaal binnen drie maanden na afloop van het begrotingsjaar een verslag in bij het Bureau met een gedetailleerd overzicht van de technische ondersteuning die elke politieke partij op Europees niveau van het Europees Parlement heeft ontvangen. Dit verslag wordt vervolgens op de internetsite van het Parlement gepubliceerd.

Artikel 12

Openbaarheid

Alle door het Europees Parlement gedurende een begrotingsjaar verleende subsidies aan politieke partijen op Europees niveau worden in de loop van het eerste semester van het daaropvolgende begrotingsjaar gepubliceerd op de internetsite van het Parlement, met vermelding van:

Artikel 13

Beroepsmogelijkheden

Tegen de besluiten die krachtens deze regeling worden genomen, kan beroep worden aangetekend bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen en het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen, onder de in het Verdrag gestelde voorwaarden.

Artikel 14

Overgangsbepalingen voor het begrotingsjaar 2004

1. De in artikel 3, lid 1, van deze regeling genoemde datum wordt vervangen door 23 juli 2004 en de in artikel 4, lid 2, genoemde datum door 16 september 2004.

2. In afwijking van artikel 6, lid 1, van deze regeling wordt bij wijze van voorfinanciering een eenmalige tranche van 80 % van het maximumbedrag van de subsidie zoals vastgelegd in artikel I.3, lid 2, van de subsidieovereenkomst binnen 15 dagen na ondertekening van de subsidieovereenkomst overgemaakt.

Artikel 15

Herziening van de regeling

De secretaris-generaal van het Europees Parlement legt het Bureau vóór 30 september 2005 een verslag voor over de tenuitvoerlegging van deze regeling. In dit verslag worden eventueel voorstellen gedaan voor wijziging van deze regeling en van het in Verordening (EG) nr. 2004/2003 voorziene stelsel voor de financiering van politieke partijen op Europees niveau.

Artikel 16

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

BIJLAGE 1

BIJLAGE 2